Jak rzeczywiście wygląda przetwarzanie danych osobowych dzieci w świetle RODO?

Szkoła po wakacjach:
jak rzeczywiście wygląda przetwarzanie danych osobowych dzieci w świetle RODO?

Wejście w życie RODO, wywołało poruszenie w wielu miejscach pracy. Od czasu wejścia w życie tego rozporządzenia, czyli 25 maja 2018 roku, upłynęło już trochę czasu, a wielu przedsiębiorców zdołało już wdrożyć RODO. W tym czasie zdążyliśmy również trochę oswoić się z nowymi przepisami, jednak dookoła stale możemy jeszcze usłyszeć o wielu absurdach RODO. We wrześniu przed wyzwaniem stosowania RODO w praktyce staną szkoły- dyrektorzy i nauczyciele. Jakie rzeczywiście obowiązki spoczywają na szkołach i przedszkolach przy przetwarzaniu danych osobowych dzieci zgodnie z RODO?

 

Absurdy RODO

Niewątpliwie stwierdzić można, że RODO budzi wiele pytań u dyrektorów szkół oraz nauczycieli. Ministerstwo Edukacji przyznaje,  że już w czerwcu zostało „zalane” pytaniami ze szkół dotyczącymi możliwości publicznego wyczytywania podczas uroczystości szkolnej nazwisk uczniów, którzy otrzymali świadectwo z wyróżnieniem.

Wydawałoby się absurdalne? A jednak. Oczywiście podawanie nazwisk wzorowych uczniów jest jak najbardziej dozwolone, nie stoi w sprzeczności z RODO.

Jednakże to nie koniec wątpliwości. Szkoły, a także przedszkola zaczęły stosować różne praktyki celem uniknięcia, ich zdaniem, kar wskazanych w RODO. Dochodzi m.in. do sytuacji anonimizacji rysunków przedszkolaków poprzez zastosowanie figur geometrycznych zamiast ich nazwisk. Podobnie jest z szafkami w przedszkolach – można na nich znaleźć kółka, trójkąty czy kwadraty zamiast nazwisk dzieci. W niektórych szkołach zapanowała praktyka proszenia do odpowiedzi po numerze z dziennika, np. nr 5, zamiast zwyczajowego wywoływania ucznia do tablicy po nazwisku.

Oczywiście są to przykłady nadgorliwości w stosowaniu RODO, które nie znajdują uzasadnienia w treści rozporządzenia. Przed kim bowiem miałyby być chronione dane dzieci w przedszkolu wskazane na szafkach lub rysunkach? Pomiędzy dziećmi nie ma mowy o anonimowości, podobnie dane dzieci znają rodzice, zresztą są one podawane do wiadomości np. na wywiadówkach.

Jakie obowiązki spoczywają na szkołach i przedszkolach w związku z przetwarzaniem danych osobowych dzieci?

Za dostosowanie zasad ochrony danych osobowych w szkole zgodnie z RODO odpowiedzialny jest administrator, a więc szkoła, a w jej imieniu dyrektor.

Także rada rodziców czy rada szkoły są wewnętrznymi organami szkoły, a więc to dyrektor powinien dostosować działalność tych organów do RODO.

Na nauczycielach ciążą pewne dodatkowe obowiązki związane z RODO. Przykładowo wskazuje się, że nauczyciele powinni obecnie przechowywać dane uczniów na służbowym pendrivie lub na służbowym dysku zewnętrznym.

Kolejnym obowiązkiem szkoły czy przedszkola jest z pewnością poszerzony obowiązek informacyjny. Obecnie szkoła lub przedszkole przyjmując dane ucznia, będzie musiało poinformować o szerszym zakresie prawa niż obecnie, aby spełnić obowiązek poinformowania zawarty w RODO.

Celem informacji jest udzielenie odpowiedzi na pytania:

  • kto,
  • w jakim celu,
  • w jakim zakresie,
  • na jak długo będzie przetwarzał dane osobowe.

Także rodzicom czy opiekunom upoważnionym do odbierania dziecka ze szkoły/przedszkola należy będzie przekazać więcej informacji niż wcześniej. Obowiązek ten dotyczy wszystkich osób, których szkoła lub przedszkole będzie przetwarzać dane osobowe. W związku z tym konieczne jest opracowanie specjalnych formularzy zawierających niezbędne informacje oraz zgody.

Obowiązkowe może też okazać się przeprowadzenie w szkole czy przedszkolu szkolenia dla pracowników w zakresie RODO. Niezbędne także jest przeprowadzenie audytu systemu oraz ustalenie jakie podmioty mają dostęp do danych osobowych, które przetwarza szkoła lub przedszkole.

Powstają także opracowania mające na celu pomoc szkołom w wdrożeniu RODO. Oświata Grupa Wydawnicza stworzyło „RODO w szkole i przedszkolu – praktyczny poradnik wdrażania nowych przepisów krok po kroku” dostępny pod linkiem: https://www.portaloswiatowy.pl/pobierz-zalacznik/12676/17062

Wskazać także należy, że grupa robocza ds. RODO powołana przez Ministerstwo Cyfryzacji przygotowuje poradnik dotyczący nowych przepisów o ochronie danych osobowych. Tam również mogą znaleźć się wskazówki oraz wytyczne dla szkół i przedszkoli.

 

Masz wątpliwości odnośnie do wdrożenia RODO w szkole?

Skontaktuj się z naszą Kancelarią.